Nota: esta entrada del blog se ha traducido automáticamente del inglés al francés utilizando DeepL. La versión original en inglés de esta entrada de blog puede encontrarse aquí.

No se deje emboscar por la repetición de tareas. Incorpórelo a su plan de proyecto.

En mis clases, me gusta decir a mis alumnos que las partes interesadas son como nuevos cachorros en el patio trasero: Tienen que marcar su territorio y dejar su olor en todo lo que ven.

En otras palabras, si hacen lo que usted quiere que hagan -interactuar activamente con su equipo y con los resultados del proyecto a medida que evolucionan-, está absolutamente garantizado que introducirán modificaciones y ajustes a medida que empiecen a "apropiarse" de los resultados del proyecto. Y eso es bueno. Este tipo de apropiación ayuda a garantizar el éxito de los productos finales del proyecto cuando finalmente se entregan a los usuarios. El inconveniente, sin embargo, es que conduce a la repetición del trabajo cuando se hacen todas las revisiones sugeridas.
Lapregunta clave para ti, como gestor del proyecto, es la siguiente: ¿vas a dar cabida a esta reelaboración generada por las partes interesadas incorporándola formalmente al plan del proyecto, o simplemente te verás sorprendido por ella cuando las partes interesadas te sorprendan con todos sus comentarios divergentes en las sesiones de revisión?

Nunca construyas más de lo que quieras revisar
El espíritu del diagrama anterior es el siguiente: nunca construyas más de lo que quieras dedicar a revisar. Es decir, no arriesgues horas de trabajo en la dirección "equivocada". Obtén feedback y haz ajustes pronto, y luego repite: poco a poco, en pequeños incrementos.
Cómo diseñar un proyecto con oportunidades de revisión incorporadas
El siguiente proceso (extraído de mi eBook, The Project Management Minimalist,"Paso 4: Averigüe qué necesita hacer para completar los productos de trabajo") * le guiará a través del proceso de diseño de un plan de proyecto con muchas oportunidades de reelaboración.
1. 1.Reúna toda la documentación del proyecto que haya creado hasta el momento, incluida la declaración del alcance del proyectoaprobada por las partes interesadas, la EDT (estructura de desglose del trabajo), las especificaciones técnicas, las propuestas, etc.
2. Reúna al equipo central del proyecto y al mayor número posible de partes interesadas.
3. 3.Organice unasesiónde intercambio de ideas en la que el equipo central del proyecto y las partes interesadas hagan lo siguiente:
a. Examinar cada entregable específico que debe crearse. (Consulte su EDT... )
b. Enumerar las tareas específicas quedeben realizarse para que ese entregablepase de seruna idea aproximada a un producto acabado. (Utilice la metodología de los mapas mentales u otras herramientas como un diagrama de Gantt).
c. Incorpore muchas oportunidades para que las partes interesadas revisen los productos de trabajo en pequeños incrementos, a medida que evolucionan. Así, por ejemplo, si está redactando un informe, no espere a terminarlo para compartirlo con los revisores. En su lugar, comparte (y recibe comentarios y revisiones ) primero un esquema y luego un borrador, antes de dedicar tu tiempo a finalizar y pulir el informe. Enconcreto, introduce en tu lista de tareas tantos ciclos de "crear, compartir, comentar, revisar" como sea posible. Esto ayudará a evitar la repetición de tareas no planificadas (y la ruptura de los plazos por elrechazo de los entregables porparte de las partes interesadas ) al incluir en el plan oportunidades de revisión y corrección.
d. Combine y organice la lista de tareas/actividades en amplias colecciones de tareas o fasesrelacionadas .
e. Cree un diagrama de red (organigrama) que muestre la secuencia y el flujo de todas las tareas, actividades y fases del proyecto .
4.Pulir y finalizar el diagrama de red y la lista de tareas.
5. 5.Distribuya el diagrama de red y la lista de tareasa las partes interesadas o patrocinadores adecuados y obtenga suaprobación formal (esdecir, su visto bueno).
Como cachorros en el patio
Recuerde que las partes interesadas del proyecto son como nuevos cachorros en el patio: necesitan marcar su territorio, hacer suyos los resultados del proyecto ajustándolos, cambiándolos, reinterpretándolos y "marcándolos" con sus propias perspectivas. Trabaje con las partes interesadas, siguiendo los pasos descritos anteriormente, para crear un conjunto compartido de pasos del proyecto que les dé muchas oportunidades de dar forma a los entregables de forma sistemática, programada y totalmente anticipada. De este modo, no se verá sorprendido por un montón de cambios imprevistos que hagan saltar por los aires el calendario y el presupuesto del proyecto.
A través de sus libros, artículos, talleres y conferencias, Michael Greer ha tratado de desmitificar el campo de la gestión de proyectos (GP) y ponerlo al alcance de los gestores de proyectos noveles y a tiempo parcial.

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