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¿Por qué planificar? Planificación de proyectos, parte 1 - por Martin Webster

Mucha gente se obsesiona con la planificación de proyectos. Algunos dicen que no tienen tiempo para preparar uno. Otros piensan que son innecesarios. Suponen que el plan del proyecto es un documento complejo, que da cuenta de cada minuto de cada día.

En esta serie de entradas, pretendo disipar estos mitos. Le demostraré que la planificación de proyectos es una actividad esencial que da lugar a documentos realmente útiles, documentos que le ayudarán a alcanzar sus objetivos.


La planificación de proyectos nos ayuda a sentar las bases de la comprensión. En otras palabras, la planificación es una ayuda para predecir y prepararse para las dificultades, y para identificar lo que hay que hacer para tener éxito en nuestros empeños.

Además, la planificación de proyectos nos ayuda a responder con confianza a una serie de preguntas. Por ejemplo:

  • ¿Se puede hacer?
  • ¿Se terminará a tiempo?
  • ¿Cuánto costará?
  • ¿Es viable?
  • ¿Funcionará?
  • ¿Cómo podemos estar seguros de que aportará los beneficios adecuados?
  • ¿Y si cambiamos algo?
  • ¿Cuánto hemos avanzado?
  • ¿Y si alguien está enfermo o no está disponible?
Si aún no está convencido del valor de la planificación de proyectos, permítame recordarle las principales razones por las que fracasan los proyectos. Si cree que tiene algo que ver con la complejidad o el uso de la tecnología, se equivoca. En realidad, los proyectos fracasan porque
  1. Su alcance no se gestiona eficazmente: mala planificación del proyecto.
  2. La gente pierde de vista el objetivo original: un caso de negocio débil.
  3. La alta dirección no apoya el proyecto: poco compromiso con las partes interesadas.
Una planificación eficaz sienta las bases del proyecto y hace frente a estos escollos. La planificación de un proyecto consiste en definir su alcance: qué se va a hacer (y quién lo va a hacer) y qué se va a omitir. Además, si la planificación del proyecto se inicia con suficiente antelación, servirá de apoyo para evaluar el valor (los beneficios empresariales) y ayudará a elaborar ideas para el caso empresarial. Asimismo, el plan del proyecto es la base de la comunicación y la obtención del apoyo de la alta dirección.

¿Qué contiene el plan?
El plan del proyecto es un documento de gestión. Lo prepara el director del proyecto durante las primeras fases del mismo y se va perfeccionando a medida que avanza. El plan debe incluir la siguiente información, junto con los recursos y los costes.
  • Etapas - periodos del proyecto en los que se realiza el trabajo.
  • Paquetes de trabajo: agrupación de actividades con un alcance, un plazo y un coste definidos de cuya ejecución sólo es responsable una persona.
  • Actividades: componentes del trabajo que deben realizarse para completar el proyecto.
  • Hitos: acontecimientos importantes de duración cero que normalmente representan el inicio de una etapa.
  • Entregables (productos): resultados producidos por el proyecto y definidos en el estudio de viabilidad.
  • Revisiones : punto de control en el que se evalúa un entregable (o todo el proyecto) en relación con los objetivos empresariales.
  • Interdependencias: cuando un entregable sólo puede lograrse cuando se ha completado un entregable de otro paquete de trabajo (o proyecto).
Normalmente, los planes de costes y recursos se presentan en formato tabular. En cambio, los calendarios de los proyectos se presentan más cómodamente en forma de diagramas de Gantt.

El calendario del proyecto ofrece una visión detallada de la gestión diaria del proyecto y una visión resumida para presentarla al patrocinador del proyecto y a la alta dirección.

En la próxima parte, le mostraré cómo pueden construirse los elementos del plan a partir de una lista de productos que debe producir el proyecto. Una vez hecho esto e identificadas las dependencias entre las actividades, se pueden programar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

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Martin Webster es Director de Diseño de Soluciones y Puesta en Marcha del Consejo del Condado de Leicestershire. Tiene más de diez años de experiencia en gestión de proyectos y programas. Martin escribe regularmente sobre temas de liderazgo, cambio empresarial y gestión de proyectos. Más información en Martin Webster , Esq.

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