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¿Por qué planificar? Planificación de proyectos - Parte 2 por Martin Webster

En mi último post -Por qué planificar | Planificación de proyectos, parte 1- expliqué cómo la planificación de proyectos nos ayuda a prever las dificultades y a prepararnos para ellas.

Recapitulando, la planificación de proyectos es una actividad de gestión esencial que proporciona a todos los implicados en un proyecto información - comprensión - sobre:
  • Qué se necesita
  • Cómo se hace
  • Quién hace qué
  • Cuándo sucederán las cosas
Cuando iniciamos un proyecto solemos pensar en él en términos de viaje: emprender una búsqueda o caminar entre la niebla. Aunque esta analogía nos ayuda a comprender el tipo de proyecto que vamos a iniciar, no debemos centrarnos en el viaje: la planificación se refiere al destino, es decir, a lo que el proyecto va a producir. Por lo tanto, tenemos mucho que ganar si nos centramos en los productos que deben producirse.

La planificación es esencial independientemente del tamaño o el tipo de proyecto. ¡Démosle la vuelta a la planificación por un momento!

Como ya he dicho, el plan del proyecto comprende planes de costes y recursos, además de un plan de calendario o diagrama de Gantt. Sin embargo, esto no significa que empecemos a asignar tareas o actividades a las personas zambulléndonos en el tiempo disponible. ¡No! Una planificación eficaz empieza por comprender el alcance del proyecto.

En consecuencia, primero describimos la calidad de los productos que debe entregar el proyecto. Los productos son simplemente hitos o entregables que contribuyen al éxito del proyecto. Por el contrario, las actividades consumen tiempo y esfuerzo que deben contribuir a entregar productos específicos y, en última instancia, beneficios empresariales.

Algunos ejemplos de productos podrían ser

  • Un estudio de viabilidad
  • Una licitación
  • Una estrategia de pruebas
  • El contrato
  • Usuarios formados
  • Un plan de pruebas
La técnica de planificación basada en productos -definida en el manual PRINCE2- facilita la estimación del esfuerzo, los recursos y el tiempo necesarios para realizar el proyecto. Además, la planificación basada en productos sitúa la calidad en el centro de la planificación, ya que cada uno se define de forma completa e inequívoca. La planificación es esencial independientemente del tamaño o el tipo de proyecto. El resto de este artículo demuestra cómo se realiza la planificación basada en productos empezando por la estructura de desglose del producto.

El diagrama de flujo del producto y la descripción del producto se tratarán en la última parte de esta serie. La estructura de desglose delproductoLa estructura de desglose del producto define y documenta el alcance del proyecto: todo lo que el proyecto producirá para cumplir su objetivo. La estructura de desglose del producto (EDP) es un simple diagrama de árbol jerárquico.

Aunque hay muchas maneras de preparar una EDP, voy a describir el enfoque que a mí me funciona: una actividad de equipo que reúne al equipo del proyecto en un taller facilitado. Esto permite al director del proyecto contribuir personalmente al proceso de planificación. Además, ¡haz que sea interactivo y que todo el mundo participe! Si lees mi blog (Martin Webster, Esq.) sabrás que fomento la participación y que a menudo utilizo notas Post-It y rotafolios. Pero recuerda esto: es responsabilidad del director del proyecto (o del facilitador) mantener a la gente centrada en los resultados del proyecto, no en las entradas.

Empecemos con un ejemplo sencillo: organizar y celebrar un evento con éxito.

El primer producto describe lo que el proyecto pretende conseguir en su totalidad. Es el punto de partida del EBP. Hay que dejarlo absolutamente claro. ¿Qué se necesita para organizar un evento de éxito? Pregunte a su público. Fomente la participación y deje que las ideas fluyan libremente. Permita que la gente escriba en una nota Post-It cualquier cosa que se le ocurra. Esto incluirá productos físicos funcionales y conceptuales. Pero limite esta actividad a 5 o 10 minutos, en función del tamaño y la complejidad del proyecto. Acabará teniendo muchas ideas. Muchas tratarán el mismo tema. Otras serán únicas.

Supongo que se identificarán algunos de los siguientes componentes clave:

  • Administración
  • Promoción
  • Financiación
  • Logística
  • Inscripción
  • Oradores
  • Patrocinadores
A continuación, agrupa las notas Post-It en categorías de productos similares. No se preocupe si en esta fase no están claramente definidos los productos o resultados. Acuerda ahora los componentes del proyecto y colócalos en otro rotafolio. En el ejemplo tenemos el comienzo de una estructura de desglose del producto.

EBP inicial

Siga desglosando los productos con más detalle. Una vez más, limite el tiempo a 5 o 10 minutos por iteración. Además, a medida que descomponga el proyecto en sus partes constituyentes empezará a darse cuenta de que algunos productos son redundantes porque están mejor descritos por los que vienen después. Por ejemplo, la promoción se define mejor como campaña publicitaria y productos de marketing.

Estructura de desglose del producto

Del mismo modo, con el tiempo le resultará difícil seguir subdividiendo. Si es así, deténgase donde está. Lo que empezó como una descripción única del proyecto es ahora una lista más completa de las partes que lo describen. Documenta esta información y utilízala para crear el diagrama de flujo del producto y las descripciones del proyecto. Gracias por leer.


***** Martin Webster es Director de Diseño de Soluciones y Puesta en Marcha del Consejo del Condado de Leicestershire. Tiene más de diez años de experiencia en gestión de proyectos y programas. Martin escribe regularmente sobre temas de liderazgo, cambio empresarial y gestión de proyectos. Más información en Martin Webster, Esq.

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