Nota: esta entrada del blog se ha traducido automáticamente del inglés al francés utilizando DeepL. La versión original en inglés de esta entrada de blog puede encontrarse aquí.

Planificación de proyectos basada en productos, por Susanne Madsen. Introducción a la planificación basada en productos.

En esta entrada del blog, Susanne Madsen explica la importancia de la planificación de proyectos y presenta cinco pasos para elaborar un esbozo de plan durante la fase de planificación e inicio. El esquema del plan se basa en los principios de la planificación basada en el producto.

El valor de tu papel como gestor de proyectos y el éxito de tus proyectos dependen en gran medida de lo bien que planifiques e inicies los proyectos de los que eres responsable. En palabras del experto en gestión del tiempo Alan Lakein, "No planificar es planificar el fracaso".

Si empiezas a ejecutar un proyecto sin planificar lo que hay que hacer, puedes contribuir activamente a su fracaso. Lo mismo ocurre si no ajustas o cambias los planes del proyecto si ya no son precisos o no funcionan. El propósito de la planificación de proyectos no es crear un mapa grabado en piedra, sino pensar en los elementos y pasos críticos del proyecto antes de asumir compromisos irreversibles y emprender acciones irrevocables.

Cuando se dedica tiempo a establecer el alcance del proyecto y analizar por adelantado los requisitos, el ámbito del problema y la solución, es mucho más probable que se comprendan los principales retos del proyecto y se reconozca lo que hace falta para abordarlos y entregar un producto de calidad al cliente. La planificación por adelantado es necesaria para todo tipo de proyectos porque la organización y el cliente necesitan que se estime el tamaño, el coste y la fecha de finalización del proyecto antes de comprometerse plenamente a llevarlo a cabo. Del mismo modo, como gestor del proyecto, debe conocer el alcance exacto de lo que se espera de su equipo y cómo tiene previsto llevarlo a cabo.

Dicho esto, el grado de detalle con que se planifica un proyecto durante la fase de planificación e inicio depende del ámbito específico y la naturaleza del proyecto, así como de la metodología elegida. Algunos proyectos son grandes, complejos y volátiles, mientras que otros son más pequeños y mucho más sencillos de definir, planificar y ejecutar.

Aefectos de este artículo ,supondremos que su proyecto se encuentra en algún punto intermedio: un proyecto de tamaño medio y complejidad media, con una metodología de proyecto que no es ni rígida ni extremadamente flexible. En consecuencia, es posible que planifique el proyecto a un alto nivel durante la fase de iniciación y, posteriormente, perfeccione y ajuste el plan a medida que avanza en la ejecución del proyecto.

Creación de un esquema de plan

Hay muchas formas diferentes de crear un plan. Una de ellas es la técnica de planificación basada en el producto.

Con la planificación basada en el producto, la atención se centra ante todo en los productos que deben entregarse, y no en las actividades que debe realizar el proyecto. Esto significa que se planifica el proyecto desde la perspectiva del cliente y el usuario, ya que se centra la atención en productos y resultados tangibles. Tenga en cuenta que los planes que elabore durante la fase de iniciación serán en su mayoría de alto nivel, a menos que trabaje en un ámbito en el que, por alguna razón, sus planes deban ser fijos y contener un mínimo de incertidumbre. En la mayoría de los casos, sin embargo, yo recomendaría planificar con el máximo detalle posible.

Losplanes deben ser realistas pero sencillos. Es mejor acertar a grandes rasgos que equivocarse por completo. No intente planificar su proyecto de forma aislada, sino que busque la ayuda de los miembros de su equipo. Necesita que le ayuden a desglosar los productos de alto nivel en subproductos, tareas y actividades con duraciones y dependencias. Utilice los siguientes consejos y técnicas para ayudarle a crear un plan de alto nivel basado en productos. Tenga en cuenta que sólo podrá elaborar el plan una vez que comprenda razonablemente cuáles son los requisitos y los haya estimado. La planificación es un proceso iterativo, así que no se preocupe si no tiene toda la información detallada de antemano. Cree un plan de alto nivel y refínelo a medida que avanza.

1.Crear una estructura dedesglosedel producto El primer paso en la creación de un plan basado en productos es crear una estructura de desglose del producto en formato jerárquico, similar a la que utilizaría para construir un organigrama. Debe contener todos los productos principales (es decir, componentes y entregables) que tiene previsto producir y entregar.

  • En la parte superior de la jerarquía se representa el producto final: el sistema, edificio o producto acabado.
  • En el nivel inferior, se documentan sus componentes. En función del proyecto, pueden ser dos, diez o más subproductos.
  • En el tercer nivel de la jerarquía se desglosan aún más los subproductos.
Siga desglosando sus productos y entregables hasta un nivel que tenga sentido para el proyecto. La estructura de desglose del producto no contiene dependencias ni actividades, sino que es una representación pura de lo que necesitan los usuarios y de cómo sus necesidades se desglosan en subproductos.

2. Crear un diagramade flujo del producto El siguiente paso es convertir la estructura de desglose del producto en un diagrama de flujo del producto, que es una vista de la secuencia en la que es probable que se entreguen los distintos productos. Utilice los productos y subproductos de la estructura de desglose del producto y reordénelos según sus prioridades y dependencias. Haz que el diagrama fluya de izquierda a derecha, terminando con el producto final en el extremo derecho. Utiliza tus conocimientos sobre las interdependencias entre los subproductos y su prioridad empresarial relativa para crear el diagrama.

3.Utilice el diagrama de flujo de productos como guía para crear una hoja de ruta y un escenario modelo que pueda utilizar para iniciar conversaciones y actividades de planificación más exhaustivas. En las primeras fases del proceso de planificación, es posible que tenga que hacer muchas suposiciones y utilizar duraciones y plazos aproximados. Determine la secuencia de entrega de los productos y organícelos en fases con hitos claramente definidos. Una vez que sepa cuáles son las distintas fases, céntrese en la primera y desglose sus subproductos con el mayor detalle posible, preferiblemente hasta que tenga tareas y actividades individuales que un miembro del equipo tardaría días, en lugar de semanas, en ejecutar. Siga desglosando las fases siguientes del proyecto, pero utilice un pincel más ancho para las fases posteriores, en las que es posible que aún no tenga una comprensión completa de las actividades detalladas que deben llevarse a cabo.

4. Asigne recursosEmpiece a asignar recursos a su plan y ajuste la duración estimada de las tareas individuales. Para ello, debe saber de qué recursos dispone y prever la posibilidad de que no estén disponibles. Juegue con distintos niveles de recursos para hacerse una idea de cuándo podría terminar el proyecto. Al hacerlo, identifique y preste especial atención a la ruta crítica del proyecto. La ruta crítica es la secuencia más larga de actividades dependientes de su calendario que deben completarse antes de la fecha prevista para que el proyecto llegue a tiempo. Es el camino crítico el que determinará la duración real del proyecto, ya que todas las demás actividades pueden programarse en paralelo. Más que nada, es el camino crítico al que debe prestar mucha atención durante la ejecución del proyecto para asegurarse de que el calendario general del proyecto no se desvía.

5. Presente el planAntes de presentar el plan a su patrocinador y al comité de dirección, revíselo una última vez con los miembros del equipo y asegúrese de haber añadido suficientes imprevistos a la ruta crítica. Recuerde que es mejor prometer menos y cumplir más de lo prometido que al revés: cuando los interesados ven un calendario, tienden a pensar que es inamovible. Planifique para el peor de los casos y ofrezca un abanico de fechas en las que espera entregar el proyecto, en lugar de una fecha fija. Explica a los interesados cuáles son tus hipótesis de planificación, riesgos y problemas, y deja muy claro que los acontecimientos no son inamovibles. Explica que actualizarás y perfeccionarás el plan con frecuencia a medida que avance el proyecto y que les mantendrás informados de cualquier cambio.


*** Susanne Madsen es gestora de proyectos y programas, mentora y coach con más de 15 años de experiencia en la gestión y puesta en marcha de grandes programas de cambio para el sector financiero. Es coach corporativa y ejecutiva cualificada y practicante de PRINCE2 y MSP. Su libro, The Project Management Coach, será publicado en enero por Management Concepts. Puede visitar el sitio web de Susanne o seguirla en Twitter: @SusanneMadsen.

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