Nota: esta entrada del blog se ha traducido automáticamente del inglés al francés utilizando DeepL. La versión original en inglés de esta entrada de blog puede encontrarse aquí.

Rituales de gestión de proyectos" de Elizabeth Harrin

El siguiente artículo ha sido escrito por Elizabeth Harrin, autora de Social Media for Project Managers y Project Management in the Real World.

A lo largo de mi carrera, en la mayoría de mis proyectos han participado personas que ya trabajan juntas. Recuerdo haber trabajado con un equipo que tuve que formar desde cero, que nunca antes había trabajado junto y que nunca antes había trabajado en un proyecto. En esa situación, tener pequeños rituales hizo maravillas a la hora de explicar qué es un proyecto y qué hacen los proyectos y, lo que es más importante, como gestor de proyectos, qué se suponía que tenía que hacer yo. Enviaba órdenes del día, tenía todas las notas de la reunión anterior en diapositivas de PowerPoint y organizaba la mayoría de las reuniones de equipo como un taller, de modo que tenía tiempo de sobra para explicar por qué hacíamos lo que hacíamos en este orden.

Hay otro ritual que sigo al comienzo de un nuevo proyecto, pero es en beneficio propio. Ordeno todos mis archivos electrónicos. Eso significa:

  • Crear un archivo en Outlook, dividido en subcarpetas donde guardar los correos electrónicos del proyecto.
  • Establecer un control de versiones para todos los documentos del proyecto.
  • Organizar la unidad de red para tener sitios claros donde guardar todos los documentos electrónicos, de nuevo con subcarpetas para todo lo relevante.

¿Qué aspecto tienen esas subcarpetas? Bueno, sigo un sistema de archivo bastante estándar, independientemente del proyecto:

  • Documentación: carpeta para todos los documentos "oficiales" del proyecto, como el documento de inicio, el documento de requisitos, etc.
  • Planificación: copia más reciente del plan y documentos relacionados con él.
  • Versiones anteriores: para las copias de archivo, para que no se mezclen con las versiones actuales.
  • Gráficos: si el proyecto incluye gráficos, los guardo por separado, ya sean capturas de pantalla para el documento de requisitos o maquetas creadas durante el desarrollo.
  • Informes: para informes semanales, informes resumidos e informes del grupo de dirección.
  • Actas: para las actas de las reuniones.
  • Cualquier otra cosa específica del proyecto que pueda separarse en una carpeta aparte.

Organizarse al principio del proyecto facilita el seguimiento a medida que se avanza. Además, así tengo la cabeza en orden para embarcarme en un nuevo proyecto con todo bien ordenado.

Elizabeth escribe el galardonado blog A Girl's Guide to Project Management, donde apareció por primera vez este artículo. Es Directora de The Otobos Group, una consultoría de redacción empresarial especializada en temas relacionados con la gestión de proyectos y las mujeres en el trabajo.

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