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La campaña en favor de los verdaderos patrocinadores de proyectos de Peter Taylor

Todos sabemos que para que un proyecto tenga éxito es fundamental contar con un buen director de proyecto, pero después es muy importante tener un buen patrocinador del proyecto; pero, como dice el refrán, "puedes elegir a tus amigos, pero no a tus parientes", y lo mismo ocurre con los patrocinadores de proyectos.

Especificaciones del puesto
Pero, ¿qué debe hacer exactamente un patrocinador de proyecto? Las responsabilidades de los patrocinadores de proyectos suelen incluir:
  • Dirigir y orientar las estrategias e iniciativas
  • Negociar la financiación del proyecto
  • Participar activamente en la planificación inicial del proyecto
  • Identificar a los miembros del Comité de Dirección del proyecto
  • Colaborar con el director del proyecto en la elaboración de la Carta del Proyecto
  • Identificar y cuantificar los beneficios empresariales que se obtendrán si el proyecto se ejecuta con éxito.
  • Revisar y aprobar los cambios en los planes, prioridades, resultados, calendario, etc.
  • Conseguir el acuerdo de las partes interesadas cuando surjan diferencias de opinión.
  • Ayudar al proyecto cuando sea necesario (especialmente en una situación "fuera de control") ejerciendo su autoridad organizativa y su capacidad de influencia.
  • Ayudar en la resolución de problemas entre proyectos.
  • Presidir el Comité de Dirección del Proyecto
  • Apoyar al Director del Proyecto en la resolución de conflictos
  • Hacer que el proyecto sea visible en la organización
  • Fomentar la participación de las partes interesadas y crear y mantener su compromiso permanente mediante estrategias de comunicación eficaces
  • Asesorar al Director del Proyecto sobre protocolos, cuestiones políticas, posibles sensibilidades, etc.
  • Evaluar el éxito del proyecto una vez finalizado.
De acuerdo, buena lista, pero ¿existen realmente buenos patrocinadores de proyectos que trabajen en armonía con los directores de proyectos de todo el mundo?

Lo bueno, lo malo y lo confuso
Para juzgarlo, debemos analizar con más detalle en qué consiste un buen patrocinador de proyectos.

El patrocinador del proyecto es el representante clave de las partes interesadas en el proyecto y proporciona el apoyo necesario al director del proyecto, cuya responsabilidad principal es la consecución de los objetivos y beneficios del proyecto. Una elección inadecuada del patrocinador del proyecto puede afectar seriamente a la posibilidad de éxito del proyecto y suponer para usted, el director del proyecto, una sobrecarga adicional no deseada.

Ahora bien, no se puede pedir prácticamente a un patrocinador su currículum y someterlo a un proceso formal de entrevista, por muy agradable que sea a veces pronunciar la frase "lo siento, pero no creo que este sea el trabajo para usted en este momento".

Un patrocinador de proyecto potencialmente malo mostrará algunos o todos estos comportamientos.

Para ser un socio de éxito en este proyecto, tiene que estar conectado con usted, el director del proyecto, y con el equipo del proyecto. Y si están demasiado ocupados para reunirse, debatir y ayudar, el color rojo será aún más oscuro. Si evitan ayudar en la asignación de funciones y responsabilidades del proyecto y nunca tienen tiempo para aprobar "a tiempo" los documentos, entonces tenemos un problema que está alcanzando un estado crítico. Si a esto le añadimos que culpan a todo el mundo menos a sí mismos de cualquier problema, probablemente sea el momento de marcharse. Estás en serios problemas (y tu proyecto también).

Un mal patrocinador puede ser su peor pesadilla.

Por el contrario, un buen patrocinador se comportará de forma opuesta en estas áreas, actuará alegremente como asesor del director del proyecto y se centrará en eliminar los obstáculos que se interpongan en el camino hacia el éxito del proyecto.

Todo esto está muy bien, pero para ser realmente justos con los patrocinadores de proyectos de todo el mundo, ¿cómo han conseguido alcanzar esta posición de importancia y cómo les han apoyado las empresas para las que han trabajado en esta actividad crítica?

Que empiece la campaña
Se dice que un proyecto es un pequeño paso para un patrocinador de proyecto y un gran salto para el gestor de proyecto. ¿No se sentiría usted mucho mejor si supiera que el pequeño paso de los patrocinadores del proyecto ha garantizado que su salto de gigante ofrezca un aterrizaje final seguro?

Según mi experiencia, el perfil de competencias de los gestores de proyectos sigue creciendo y cada vez son más las organizaciones que los desarrollan de forma disciplinada y madura. Pero no se puede decir lo mismo de todos los patrocinadores de proyectos, muchos creen erróneamente que el patrocinador del proyecto es sólo una figura decorativa que nunca se llama al servicio activo.

Qué equivocación. Muy equivocado.

Hay una falta de apoyo al desarrollo personal y de fuentes de información y orientación para los patrocinadores de proyectos, y creo que se necesita urgentemente. Por eso me gustaría lanzar la "Campaña en favor de los verdaderos patrocinadores de proyectos", en la que vemos una inversión real en cualquier persona que desempeñe un papel tan clave.

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Peter Taylor es un profesional dinámico y comercialmente astuto que ha logrado un notable éxito en la gestión de proyectos.

Ha trabajado en la gestión de proyectos en tres grandes áreas de negocio durante los últimos 26 años: sistemas MRP/ERP con varias empresas de software, culminando en su puesto actual con Infor, Business Intelligence (BI) con Cognos y gestión del ciclo de vida del producto (PLM) con Siemens. Ha pasado los últimos 7 años dirigiendo PMOs y desarrollando gestores de proyectos y ahora se centra en el desarrollo de servicios basados en proyectos con Infor.

También es un comunicador y líder consumado y es conferenciante profesional, así como autor de "The Lazy Project Manager" (Infinite Ideas) y "Leading Successful PMOs" (Gower).

Más información en www.thelazyprojectmanager.com - y a través de sus podcasts gratuitos en iTunes.


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